Hướng dẫn cách soạn thảo văn bản hành chính trên word chuẩn và đẹp nhấ

Mỗi lĩnh vực thường sử dụng một vài khổ giấy đặc trưng riêng phục vụ cho công việc của mình, như lĩnh vực thiết kế, xây dựng: A0, A1, A2 hay lĩnh vực thuế, tài chính: A4, A5;…

Tương tự, trong lĩnh vực hành chính, văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4. 

Về nguyên tắc căn lề chuẩn theo Thông tư 01 được quy định tại khoản 3 Điều 5 như sau:

• Lề trên: cách mép trên từ 2 – 2,5 cm;
• Lề dưới: cách mép dưới từ 2 – 2,5 cm;
• Lề trái: cách mép trái từ 3 – 3,5 cm;
• Lề phải: cách mép phải từ 1,5 – 2 cm.

Ngoài văn bản hành chính thông thường, các giấy tờ khác như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển,… được trình bày trên khổ A5.

Như vậy, khi soạn thảo văn bản hành chính, người soạn thảo chỉ được dùng khổ giấy A4 hoặc giấy A5.

2.Chọn phông chữ và cỡ chữ sao cho đúng?

Nội dung khác nhau nhưng bất cứ một văn bản hành chính nào cũng phải soạn thảo trên máy tính bằng phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN (Điều 4 Thông tư 01 Bộ Nội vụ).

Về cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.

3.Cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản

Có rất nhiều loại văn bản khác nhau do nhiều cơ quan, tổ chức ban hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm chắc cách ghi các tên cơ quan ban hành, đặc biệt là những người mới vào nghề.

Để tránh sai sót và làm mất đi giá trị đúng của văn bản, bạn hãy luôn nhớ rằng:

 Không ghi cơ quan chủ quản với:

• Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
• Văn phòng Quốc hội
• Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp
• Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
• Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91

Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có) và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản với các đơn vị còn lại.

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc viết tắt đúng chuẩn.

Văn bản có cơ quan chủ quản trực tiếp thì tên cơ quan phải viết bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng; nếu tên dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cũng được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ với Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm. Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ.

Nếu cả tên cơ quan chủ quản trực tiếp và tên cơ quan ban hành văn bản dài đều có thể trình bày thành nhiều dòng, các dòng chữ cách nhau dòng đơn.

4.Số, ký hiệu văn bản viết thế nào?

* Số của văn bản

Khi đọc các thông báo, quyết định chắc hẳn ai cũng sẽ có lúc tự hỏi tại sao văn bản lại có số này mà không phải là số kia.

Ý nghĩa của các số văn bản như sau:

Số văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức, số này được ghi bằng chữ số Ả-rập. Bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

5.Quy ước viết tắt tên loại văn bản

Tên của loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Tất cả các văn bản khi ban hành đều phải ghi tên loại trừ công văn.

Khi trình bày văn bản hành chính, người soạn thảo cần phải nắm rõ quy ước viết tắt tên loại văn bản theo Phụ lục I được ban hành kèm theo Thông tư 01/2011 Bộ Nội vụ.

6.Trình bày nội dung ngắn gọn, chính xác

Theo Điều 11 Thông tư 01, nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản, chính vì vậy cần chú ý các yêu cầu:

• Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác
• Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu
• Dùng từ ngữ phổ thông , thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản
• Lưu ý viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh

7.Ký tên, đóng dấu thế nào cho chuẩn?

* Cách ký tên

– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo ,tên cơ quan, tổ chức. Người có thẩm quyền ký thay mặt là người đứng đầu các cơ quan, tổ chức.